Records Management Division

 Records Management Division: RMD

    สวัสดีเพื่อน ๆ ชาว Blog ทุกคนนะคะ วันนี้เรามีอะไรมาแบ่งปันเพื่อน ๆ กันน้า จาก Blog ที่แล้วเราได้เล่าเกี่ยวกับอาชีพนักจัดการเอกสารไปแล้ว วันนี้เราจะมาดูหน่วยงานการจัดการเอกสารภายในองค์กร หรือ RMD กันค่ะ สำหรับองค์กรที่เราจะแนะนำในวันนี้ก็คือ Tennessee Secretary of State หรือ กระทรวงการต่างประเทศของรัฐเทนเนสซี ประเทศสหรัฐอเมริกา นั่นเองค่าา ถ้าพร้อมแล้วเราไปทำความรู้จักกับหน่วยงานนี้กันเลยค่ะ

https://www.facebook.com/watch/TennesseeSecretaryofState/

        Records Management Division หรือ RMD คืออะไร ?

    RMD คือ กองการจัดการเอกสาร ทำหน้าที่รับผิดชอบการจัดการเอกสารที่ยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน และสิ้นกระแสการใช้งานแล้ว โดยจะจัดทำนโยบายและขั้นตอนการทำงาน กำหนดหน้าที่ความรับผิดชอบ สร้างและเผยแพร่ขั้นตอนและแนวทางการปฏิบัติ ให้การบริการเกี่ยวกับการจัดการเอกสารและการใช้งานเอกสาร 

        ความรับผิดชอบของ RDM

    กองการจัดการเอกสารของกระทรวงการต่างประเทศรัฐเทนเนสซี จะจัดเก็บเอกสารสำคัญภายในรัฐ กำหนดแนวทาง ขั้นตอนการเก็บรักษา ดูแลรักษา และทำลายเอกสารทั้งในรูปแบบกระดาษและดิจิทัล อีกทั้งยังช่วยดูแลให้หน่วยงานของรัฐเก็บรักษาและจัดเก็บเอกสารของรัฐในลีดกษณะที่เหมาะสมถูกต้อง

https://www.facebook.com/TennesseeSecretaryofState/photos/1864478790360096

        การบริการ RDM

    หน่วยงานจัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่เพื่อให้ประชาชนหรือผู้ที่เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงเอกสารข้อมูลได้ มีดังนี้ 

1) Certificate of Destruction

2) Electronic Records Policy

3) RDA Public Page

4) Records Management Best Practices and Procedures

5) Records Management Billing

6) Records Retention Standards

7) Statewide List

8) Training

    นอกจากการจัดการเอกสารแล้วหน่วยงานยังมีการฝึกอบรมให้แก่หน่วยงานของรัฐอื่น ๆ เกี่ยวกับการจัดการเอกสารไม่ว่าจะเป็น พื้นฐานการจัดการเอกสารและการพัฒนา RDA การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดประเภทเอกสาร การทำลายเอกสาร การฝึกอบรมเจ้าหน้าที่จัดการเอกสารใหม่ เป็นต้น

        บุคลากร

    กองการจัดเก็บเอกสารกระทรวงการต่างประเทศของรัฐเทนเนสซีได้รับการกำกับดูแลจาก คณะกรรมการเอกสารสาธารณะ หรือ Public Records Commission (PRC) ที่ทำหน้าที่ประสานงานด้านการบริหารระหว่างหน่วยงานของรัฐและ PRC เพื่อกำหนดแนวทางขั้นตอนในการดูแลรักษาและเก็บเอกสารทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์

https://www.facebook.com/TennesseeSecretaryofState/photos/1864455803695728

    เป็นอย่างไรกันบ้างคะ เพื่อน ๆ ได้รู้จักหน่วยงานการจัดการเอกสารเพิ่มมากขึ้นไหมเอ่ย ในองค์กรต่างประเทศหน่วยงานนี้มีความสำคัญมากเลยนะคะ เพราะต้องจัดเก็บ ดูแลรักษาเอกสารสำคัญขององค์กร  ช่วยกำหนดแนวทางการปฏิบัติในการจัดการเอกสาร หากองค์กรมีการจัดการเอกสารที่ดี องค์กรนั้น ๆ จะสามารถพัฒนาไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับ Blog นี้มีเพียงเท่านี้ เจอกันใหม่ Blog หน้าค่ะ บ๊ายบายย ~~

************************************* 

อ้างอิง

วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564). หน่วยที่ 2 แนวปฏิบัติการจัดการเอกสาร. ขอนแก่น: สาขาวิชาสารสนเทศน์ 

    คณะมนุษยศาสตร์และสังคมสามตร์ มหาวิทยาลัยขอนแก่น.

Tennessee Secretary of State. (n.d.). Division of Records Management. Retrieved February 2, 2021,         from https://sos.tn.gov/rmd